Open Space Technology – alat za kolektivno rješavanje problema

Open Space Technology (OST) jeste metoda za organiziranje i vođenje sastanka ili višednevnih konferencija, gdje su sudionici pozvani da se usredotoče na određeni važan zadatak ili svrhu.

Tehnologija Open Space definirana je kao:

  • jednostavan, moćan način za kataliziranje učinkovitih radnih razgovora i poziv organizacijama  da napreduju u doba naglih promjena;
       
  • metodološki alat koji omogućava samoorganiziranje skupina svih veličina da se bave iznimno složenim pitanjima u vrlo kratkom roku;
       
  • moćan grupni proces koji podržava     pozitivnu transformaciju u organizacijama, povećava produktivnost, nadahnjuje kreativna rješenja, poboljšava komunikaciju i poboljšava suradnju;
  • najučinkovitiji postupak za organizacije i zajednice za prepoznavanje kritičnih pitanja, izražavanje svojih strasti i zabrinutosti, učenje jednih od drugih i, prema potrebi, preuzimanje kolektivne odgovornosti za pronalaženje rješenja.

Cilj sastanaka Open Space je stvoriti vrijeme i prostor za ljude koji će se duboko i kreativno baviti pitanjima koja ih zanimaju. Dnevni red postavljaju sudionici u skladu sa svojim potreboma na licu mjesta, a Open Space sastanci obično rezultiraju transformativnim iskustvima za pojedince i grupe koji su uključeni.

Za što se Open Space Technology najbolje koristi?

Tehnologija Open Space korisna je u gotovo svakom kontekstu, uključujući postavljanje strateškog pravca, predviđanje budućnosti, rješavanje sukoba, izgradnju morala, savjetovanje sa sudionicima, planiranje zajednice, suradnja i duboko učenje o pitanjima i perspektivama.

Kada je Open Space Technology najbolji format sastanka za upotrebu?

Sve situacije u kojima postoje:

  • realan problem
       
  • raznolikost učesnika
       
  • složenost elemenata
       
  • prisutnost strasti (uključujući sukob)
       
  • potreba za brzom odlukom

Open Space funkcionirati će u svim tim okolnostima. Proces će biti neuspješan jedino ako je rezultat sastanka unaprijed određen ili ako inicijatori nisu spremni na promjenu, kao rezultat sastanka.

Kakve rezultate mogu očekivati od sastanka Open space?

Sastanci Open space mogu proizvesti sljedeće rezultate:

  • Sudionici će se pozabaviti svakim problemom koji muči bilo kojeg pojedinca;
       
  • Svi problemi dobiti će onoliko pažnje, koliko je ljudima stalo da im se posvete;
       
  • Cijela rasprava će biti dokumentirana i dostupnom sudionicima.
       
  • Svi problemi biti će prioritetizirani.
       
  • Srodna pitanja bit će konvergirana.
       
  • Preuzet će se odgovornost za sljedeće korake.

Na sastancima u trajanju od jednog i pol ili dva i pol dana, svi ovi rezultati će se ostvariti dubokim razgovorom i predanošću za djelovanje. Kraći sastanci imat će mnoge od više navedenih pozitivnih učinaka, ali obično tokom dnevnih ili još kraćih sastanak veći naglasak je na razgovoru, a manji na akciji.

Kako funkcionira Open Space sastanak?

Open Space djeluje na temelju četiri načela i jednog zakona. Četiri načela su:

  • Tko god dođe, dobro je došao;
       
  • Što god se dogodilo, jedino se moglo dogoditi;
       
  • Kada krene, pravo je vrijeme;
       
  • Kad je gotovo, gotovo je;

Zakon je poznat i kao Zakon mobilnosti:

“Ako se nađete u situaciji u kojoj ne doprinosite ili ne učite, premjestite se negdje gdje možete.”

Četiri načela i zakon djeluju na stvaranju snažnog događaja motiviranog strašću i povezanog odgovornošću sudionika.

Kako izgleda Open Space?

Soba za sastanke pripremljena za Open Space sastanak sadrži krug stolica u sredini, slova ili brojeve oko sobe koji označavaju mjesta sastanka, prazan zid/plakat na kojem će nastati dnevni red i tabla/zid vijesti za snimanje i objavljivanje rezultata sesija dijaloga.

U osnovi sastanak na otvorenom prostoru odvija se sljedećim postupkom:

  • Grupa se saziva u krugu. Facilitator želi dobrodočlicu svim sudionicima objašnjava kako postupak funkcionira;
       
  • Voditelj poziva osobe koje imaju problem za riješiti da uđu u krug, napišu ga na plakatu i predstave grupi. Ti ljudi nazivaju se “sazivači”;
       
  • Svaki sazivač piše svoj problem na zid i bira vrijeme i mjesto za sastanak. Taj se proces nastavlja sve dok nema više točaka dnevnog reda.
       
  • Skupina se zatim razilazi i kreće ka zidu dnevnog reda, koji je već pokriven raznim tematskim sastancima. Sudionici bilježe vrijeme i mjesto sastanaka u kojima žele sudjelovati.
       
  • Dijaloške sesije se sazivaju radi ravnoteže sastanka. Snimači koje određuje svaka grupa bilježe važne točke i postavljaju izvještaje na zid vijesti. Sva ova izvješća bit će sadržana u jednom dokumentu do kraja sastanka.
       
  • Nakon zatvaranja ili prekida, grupa bi mogla krenuti u konvergenciju, proces koji uzima pitanja o kojima je razgovarano i koji im pripisuju akcione planove kako bi ih „izvukli iz sobe“.
       
  • Nakon toga grupa završava sastanak krugom zatvaranja u kojem su ljudi pozvani da dijele komentare, uvide i preuzete obveze.

Open Space radionice mogu se organizirati i preko online konferencija. Jedan takav događaj za naše govorno područje planiran je 02.05. u 11:00 časova. Više informacija pronaći ćete ovdje.

Izvori:

 
Facebook
Facebook