Poslovni informacijski sustav

Nastavak objave: Pronaći poslovnu nišu

U prethodnoj sam objavi opisao posao koji zahtjeva brigu o mnogo klijenata, poslova, alata, materijala… Ispočetka, sve je bilo prilično jednostavno. Za prvi posao, došao sam kod klijentice sa blokom za pisanje i olovkom. Radilo se o kompletnoj obnovi elektroinstalacija u jednom stanu. Zapisao sam koje su ideje i zahtjevi, pa krenuo računati. Dao sam ponudu koju je klijentica prihvatila. Otišao sam u nabavku materijala, najavio se i krenuo sa radom. Dok sam to radio, netko me zvao i pitao mogu li naredne srijede odraditi montažu noćnog ormarića. I tako su uslijedili poziv za pozivom.

Uskoro sam imao desetke poziva koje nisam “memorirao”. Nisam znao kome se moram javiti radi čega, ili o kojem smo danu govorili. Nekad se radilo o dogovorima 15-20 dana unaprijed. Često bih na jednom mjestu radio do kasno uvečer, a naredni dan morao ići na drugi posao. Teško je bilo voditi brigu koji materijal ili alat ponijeti. Pa kada se to kombinira sa uobičajenim obiteljskim obvezama, organizacija vremena je postala prilično kaotična.

Uskoro se pokazao i novi problem. Nekad bi mi klijenti rekli da im sljedeći put mogu odraditi ovo ili ono, bez konkretnog dogovora. I onda taj sljedeći put bude nakon 2-3 mjeseca. Što su ono rekli? Ponijeti drvenu letvicu, koliko dugu? Jesam li njima obećao riješiti problem s roletom, ili nekom drugom? Na kojem su ono katu zgrade, na koje prezime moram zvoniti? Nastojao sam kvalitetno raditi svoj posao, što je zahtjevalo i da sam bolje organiziran.

Evidencija kao temelj održivog rada

U ranim fazama rada često se oslanjamo na pamćenje, bilješke po papirima, poruke u mobitelu ili “osjećaj” kako posao ide. Dok je opseg mali, to još nekako funkcionira. No kako se broj klijenata, poslova i obveza povećava, takav pristup vrlo brzo postaje izvor stresa.

Bez ikakve sustavne evidencije:

• teško je znati što smo sve radili, a što nismo,
• gubi se pregled nad odnosima s klijentima,
• odluke se donose napamet, bez stvarnih podataka,
• posao se počne oslanjati isključivo na osobnu energiju i pamćenje.

U permakulturnim terminima, to znači da sustav nema povratnu informaciju. A bez povratne informacije nema ni svjesnog upravljanja, ni optimizacije, ni održivosti. Kod nekih, postoji zabluda da je vođenje evidencije isto što i birokracija. No razlika je ogromna.

Birokracija služi sustavu koji je netko drugi dizajnirao.
Evidencija služi nama, ako je dizajnirana prema našim stvarnim potrebama.

Cilj evidencije nije kontrola, nego:

• rasterećenje glave,
• jasniji pregled situacije,
• lakše donošenje odluka,
• mogućnost učenja iz vlastitog iskustva.

U tom smislu, evidencija postaje element permakulturnog dizajna rada.

Polazište: stvarni problemi, ne idealna rješenja

Prije nego što sam krenuo graditi sustav, postavio sam si nekoliko vrlo konkretnih pitanja:

• Kako da znam tko su mi klijenti, a tko samo povremeni kontakti?
• Kako da pratim koje sam poslove radio, gdje i kada?
• Kako da vidim što mi donosi prihod, a što troši energiju?
• Kako da ne zaboravim dogovore, ponude, ili stare razgovore?
• Kako da posao ne postane kaotičan kako raste?

Notion – alat za izradu vlastitog informacijskog sustava

Notion je digitalni radni prostor u kojem se bilješke, baze podataka i procesi spajaju u jedan prilagodljiv sustav. Recimo da je kombinacija digitalne bilježnice, tablica, planera i raznih drugih alata za upravljanje podacima.

Notion nije gotov alat, u smislu da ga odmah krenete koristiti. U njemu tek trebate izgraditi vlastiti informacijski sustav. I taj sustav je onda alat koji ste sami izradili, i koji nastavljate razvijati uz redovito korištenje. Krivulja učenja je pomalo zahtjevna, ali uz malo truda se ipak dolazi do vrlo korisnog sustava. Gore na slici vidite početnu stranicu koja meni odmah daje pregled najvažnijih podataka. A u nastavku je opis kako sam izradio i koristim cijeli sustav.

Unos novog klijenta

Čim ostvarim novi kontakt, nastojim sve dostupne informacije upisati u svoju “tablicu”. Tablicu sam naravno sam definirao, sa parametrima koji su meni osobno bitni. Često mi ime nije dostupno kod prvog kontakta. Netko pošalje poruku putem WhatsAppa, nazove telefonom i ne predstavi se i sl. Češće doznam samo osobno ime ili nadimak, jer ljudi nekad vole biti tajnoviti. Mene više zanimaju oni drugi, važniji podaci.

Svakom kontaktu dodjeljujem jedinstven identifikacijski broj (ID), nešto poput “serijskog broja”. I onda taj broj upišem i u vlastiti tel. imenik. Ako me opet nazove, neće mi na ekranu pisati samo Dado, Aco, Jasna, Žena Kojoj Sam Montirao… Nego i XYZ-0123. Po tom broju onda mogu potražiti kontakt i doznati sve što imam o njemu. Tu su naravno kontakt podaci, adresa i sl. što nije potrebno posebno objašnjavati. Dojam je jedan od važnijih podataka. Ljudi se veoma razlikuju po tome koliko poštuju ljude, rad, odnosno uslugu koju im isporučim. Nekad ljudi pokušavaju izbjeći plaćanje. Nekad uredno plaćaju, ali su općenito gnjavaža zbog nekog drugog razloga. Ali većina je barem OK, dok su neki i mnogo više od OK. Za neke ljude je pravo zadovoljstvo raditi, i svojim sustavom nastojim to zabilježiti. Naravno da ću se najdražim klijentima rado odazvati i van radnog vremena, ili im prioritetno odraditi uslugu.

“Kako je doznao” je tek jedan od podataka koji vodim radi neke buduće analitike. Nakon nekog vremena zanimati će me koliko me često ljudi kontaktiraju jer su vidjeli oglas na nekom mjestu. Možda ću na temelju tih podataka unaprijeđivati vlastiti marketing.

Napomena je još jedan od veoma važnih podataka, tu upisujem sve za što nemam druge kategorije. Razne opise, kako doći do stana, gdje radi i sl.

Tablica svih klijenata

Kada se kontakti unose na ovaj način, brzo se dolazi do zanimljive tablice. Notion pruža razne alate za analitiku i obradu podataka. Npr. moguće će filtrirati sve klijente koji koriste određen komunikacijski kanal, ili ih prebrojati, napraviti statistiku… Mogu na brzinu pregledati da vidim jesu li svi bitni podaci zapisani. Mogu klijente poredati po tome koliko su mi dobar dojam ostaviti. Najdražima možda poslati čestitku, ili ih pitati za zdravlje. Najvažnije od svega, rekao bih, je da vođenje zabilješki izgleda “fora”, atraktivno. Jer ako je zadovoljstvo koristiti neki sustav, onda će se i koristiti. U protivnom, mislim da će ubrzo biti zapostavljen. A ja rado prelistam svoje baze podataka u slobodno vrijeme.

Unos novog posla

Uz prvi kontakt s nekim klijentom, obično se dogovori i prvi posao za njega. Nakon unosa klijenta, idem na unos novog posla. Ili, ako se radi o novom poslu za starog klijenta, prvi se korak naravno preskače.

Za “naziv” obično upišem nešto kratko. Montaža lustera, uređenje dvorišta, permakulturni dizajn, isporuka meda… Datum rada je podatak koji ovaj posao ujedno smješta u moj kalendar.

Klijent je zapravo veza prema bazi podataka s klijentima. Tu ne mogu upisati što želim, nego odabirem klijenta iz liste. Kada ga odaberem, ovaj se posao automatski povezuje uz njega, odnosno dvije su tablice dvosmjerno povezane. Kada gledam podatke o klijentu, vidjeti ću sve poslove odrađene za njega. Klik na naziv klijenta ili posao vodi me na podatke o tom zapisu.

Status je nešto što bi odgovaralo logici prodajnog “lijevka”. Svaki posao započinje kao upit, odnosno ideja, a završava s naplatom.

• Ideja
• Dogovoreno
• U tijeku
• Završeno
• Naplaćeno
• Otkazano

Kako se odvijaju poslovi, jednostavno im mijenjam status. Mogu si prikazati npr. samo poslove koji su odrađeni, a nisu naplaćeni. Mogu analizirati koliko je ideja završilo s realizacijom, a koliko s otkazivanjem. Kad izdam račun, ovdje ubacujem i taj dokument.

Sljedećih nekoliko polja su uglavnom formule koje mi pomažu da izračunam koliko naplatiti neku uslugu. Ako se, primjerice, traži posao od cijelog radnog dana u mjestu koje je udaljeno 50 km… Pa još ako treba platiti cestarinu, nabaviti materijal… Ja te podatke samo upišem u tablicu i dobijem preporučen iznos za naplatu. Naravno da mogu ručno upisati koliko sam zaista naplatio. U tom slučaju će mi tablica “reći” koliko je taj posao bio profitabilan.

Još podataka o poslu…

Nakon što se posao završi, često imam fotografije koje prilažem na zaseban Google Drive folder. Link na taj folder zalijepim u tablicu, kako bih najlakše pronašao vezane fotografije. I kako bih uopće znao da imam nešto vezano za taj posao.

Kako je dio mog posla i prodaja proizvoda, prodaju isto tako vodim kao posao. Konkretno, radi se o prodaji poljoprivrednih proizvoda sa našeg imanja. Moja pretpostavka je bila da će dio kupaca povrća možda trebati i neku uslugu. Ili da će korisnici usluga nešto i kupiti. Istina je da se to dosta rijetko događa, ali baza podataka za sad dopušta kombiniranje ovih djelatnosti. Mogu montirati namještaj i isporučiti teglicu meda istom klijentu, isti dan, i naplatiti kao jedinstvenu uslugu.

Check liste su za sad u pokusnoj fazi. Ideja je sljedeća. Dogovorim posao osvjetljavanja dvorišta za stambenu zgradu, montažu kuhinje, zamjenu tuš kabine. Tri odvojena posla, za različite ljude, različite dane. Svaki od poslova traži vrlo specifične alate i materijal. Do realizacije možda imam još tjedan-dva, tijekom kojih ću raditi 10-ak različitih poslova. U slobodno vrijeme, sjednem pa razmislim što mi sve treba za montažu kuhinje. Sastavljam popis i provjeravam imam li sve što treba. Kupujem sve što je potrebno i držim negdje u ostavi. Kada dođe na red da odradim posao, meni u kalendaru stoji samo kratki naziv posla. Kliknem na posao, vidim sve dogovorene podatke, i link na check listu. Otvorim ju i vidim popis stvari koje moram ponijeti sa sobom. Potrpam stvari u auto i krećem na posao. Do sad je funkcioniralo prilično dobro i spašava od situacije da odem negdje nespreman.

Baza podataka s poslovima

Kao i kod klijenata, radi se o veoma bezličnoj tablici u kojoj su baš svi podaci. Može poslužiti za provjeru je li sve upisano, koliko je do sad poslova odrađeno i sl. Ali za napredniju analizu, potrebni su i neki napredniji filteri. Notion nudi prilično korisne načine prikaza ovakvih baza “iz kutije”, npr. ovako:

Uz malo vježbe i kreativnosti, moguće je podatke analizirati i prikazivati na prilično korisne načine. Naravno, prvo treba imati podatke, ja sam tek na početku sa svojim prikupljanjem. Prikupljanje odnosno evidentiranje sam si učinio zabavnim, dovoljno da to redovito činim. A kad prođe neko vrijeme i tih podataka bude zaista mnogo, vjerojatno ću imati ideje što sve mogu s njima.

Budući razvoj ovog sustava

Mislim da nema smisla da ulazim u svaku tablicu koju imam u svom sustavu. Većina je veoma privatna, poput onih sa mojim financijama, koji su mi prihodi, troškovi, ciljevi i sl. Recimo samo da mi sustav daje pregled koliko otprilike moram raditi da pokrijem troškove života. Svakog mjeseca imam neki prag kojem se sa svakim naplaćenim poslom približavam. Kad dostignem taj prag, znam da više ne moram raditi. To je neka vrsta “gejmifikacije” vođenja ove evidencije i posla općenito. Posao je sam po sebi, ponekad, veoma naporan. Ako imam jasno istaknut cilj, i vidim put do tog cilja, onda napor više nije u glavnom fokusu, nego uspjeh. Budući razvoj sustava vjerojatno ide u smjeru da i razne druge aktivnosti učini zabavnijima.

Razvijanje novih baza podataka

Povremeno, u poslu, znaju me pitati stvari na koje ne znam odgovor. Npr. da im preporučim dobrog vodoinstalatera, što ja nisam. Možda nekoga tko vrši usluge prijevoza, odvoza otpada i sl. Nekad i meni zatreba čovjek koji mi može pomoći na dan – dva, kada posao zahtjeva još jedan par ruku. I tijekom posla povremeno upoznajem upravo takve ljude.

Ideja je naravno da bilježim takve kontakte, ili da malo intenzivnije istražim tko što može odraditi. Pa onda razvijem vlastitu bazu podataka sa pružateljima usluga. Razmijenim s njima osnovne informacije, provjerim u kojim mi sve situacijama mogu pomoći, ili za što ih mogu angažirati, preporučiti.

Razvijam si i baze podataka o alatu i materijalu koji imam i koji trošim. Za sad je evidentiranje veoma jednostavno, poput povremene “inventure”. Prebrojim sve, upišem što imam i tjt. Kada kupim novi komad skupljeg alata, upišem datum, priložim račun, zapišem do kad vrijedi garancija i druge napomene. Razvoj ovakve baze bi trebao ići u smjeru povezivanja sa poslovima. Tako da kad me netko upita za određeni posao, ja ga upišem i automatski dobijem spisak alata koji moram pripremiti. Kao i spisak materijala, i možda upozorenje da mi nešto nedostaje. Kada odradim posao, da mi se automatski umanji stanje materijala koji sam upotrijebio. Tako nešto.

Naravno, posao može otići u posve drugom smjeru. Moglo se pokazati da je isplativije uzgajati povrće nego montirati bojlere. U tom slučaju, vjerojatno, i informacijski sustav bi se drugačije razvijao. Tu bi vjerojatno bio popis sjemena, termin sadnje, prinos pojedine gredice ili kulture.

Sustav razvijam konzervativno, u skladu sa stvarnim potrebama, tako da mi olakša posao umjesto da ga dodatno opterećuje. Ne gradim ga da bude savršen, nego da bude upotrebljiv i praktičan. Također, nastojim da bude fleksibilan, da prati razvoj posla i da se paralelno s njim razvija.